Als Working Mum einen kühlen Kopf behalten – auch bei Planänderungen

Carolin Habekost leistet jeden Tag den Spagat, den viele Frauen allzu gut kennen: Sie ist Unternehmerin und gleichzeitig Mutter von drei Kindern. Lange suchte sie gemeinsam mit ihrem Mann nach ihrem persönlichen Vereinbarkeitsmodell. Aus all diesen Erfahrungen ist ihre „Kopf frei Methode“ entstanden, die sie seitdem an zahlreiche Klientinnenen weitergegeben hat. Wie das genau funktioniert, kannst du ab sofort auch nachlesen. Denn Carolin hat ein Buch dazu geschrieben. Ich habe mit ihr darüber gesprochen und sie vor allem gefragt, wie sie es schafft, auch bei Planänderungen souverän zu bleiben und ihre Leichtigkeit nicht zu verlieren.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Ich nehme dich als eine Person wahr, die super strukturiert ist und die mit Leichtigkeit damit umgeht, wenn Planänderungen auftreten. Erzähl mal, ist das wirklich so? Und wenn ja: Wie schaffst du das?

CAROLIN HABEKOST Es ist inzwischen leichter geworden. Das war nicht immer so. Ich bin jetzt zwölf Jahre lang Mutter. Ich habe beobachtet, dass die Dinge, die mich rausbringen, immer wieder die gleichen sind. Das ist nämlich meist so, wenn die Betreuung ausfällt. Entweder weil mein Kind krank ist oder die Kita oder die Schule zu hat. Deswegen sind es dann ja quasi keine Ausnahmen mehr, sondern ich habe inzwischen für so was einen Plan B.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Ah, okay. Wie sieht das konkret aus? Liegt der irgendwo in der Schublade und wird dann gezogen?

CAROLIN HABEKOST Tatsächlich existiert der auf Zettel und Papier, obwohl ich ja sonst sehr gerne digital arbeite. Mein Mann und ich organisieren uns ja gemeinsam, weil wir inzwischen beide zu gleichen Teilen Erwerbsarbeit und Care-Arbeit machen. Um dahin zu kommen, haben wir angefangen, uns Wochenpläne zu gestalten und auch eine Art Vereinbarkeitsmodell zu kreieren. Wer geht wann Erwerbsarbeiten? Wer holt wann die Kinder aus der Kita ab? Wer kocht? Wer geht einkaufen? Wer hat die Verantwortung, zur Zahnärztin zu gehen? Und all so was. Dadurch ist ein Wochenplan entstanden. Der hängt bei uns in der Küche auf einem weißen Zettel mit Bleistift geschrieben und ein paar Farben.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Ist der Plan nur für die Erwachsenen oder bezieht ihr die Kinder mit ein?

CAROLIN HABEKOST Der Plan ist tatsächlich auch dazu da, damit die Kinder sich orientieren können. Damit sie wissen, ah ja, montags arbeitet Mama lang und mittwochs auch und dienstags macht sie Mittagessen. So wissen sie auch immer, welcher Elternteil zuständig ist. Diesen Plan gibt es einmal für Standardwochen, wo wir Schule haben und die Kita auf ist. Und es gibt diesen Plan für Ferienzeiten. Den machen wir dann meistens direkt vor den Ferien, also ein, zwei Monate vorher. Unter anderem klären wir darin folgende Fragen: Wer betreut wann? Wer erwerbsarbeitet, wer nicht? Als ich noch in Anstellung war, haben wir es früher gemacht, weil ich immer früh Urlaub einreichen musste.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Ferien sind ja in vielen Familien eine echte Herausforderung… Eine andere ist, wenn ein oder mehrere Kinder krank sind. Wie löst ihr das?

CAROLIN HABEKOST Unser Wochenplan gilt auch dann, wenn ein Kind krank ist. Das heißt, wir haben es untereinander aufgeteilt: Wenn das Kind montags krank ist, nimmt mein Mann Kind krank. Wenn die Kinder dienstags krank sind, nehme ich Kind krank und so weiter. Freitag ist der Flex-Tag. Da übernimmt mal mein Mann die Carearbeit, mal ich. Das entscheiden wir danach, wer gerade wie viel zu tun hat.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Wie war denn der Weg dorthin? Gerade das mit den Wochenplänen klingt für mich schon so, als wäre das am Anfang mal ein großer Haufen Arbeit gewesen. Wie hast du das wahrgenommen?

CAROLIN HABEKOST Ja, also ich habe natürlich jetzt zusammengefasst, was wir in zwölf Jahren Elternschaft etabliert haben. Über die Zeit verteilt war es in Summe gar nicht so viel. Aber am Anfang fühlt es sich vielleicht so an. Daher mein Tipp: Führt euch vor Augen, welchen Profit ihr davon in den nächsten Jahren haben werdet! Wir sind ja immer geübter in der Eltern- und Organisationsrolle. Und wir sind da ja auch Schritt für Schritt reingekommen. Mein großer Antreiber war es, mir mein Bedürfnis nach selbstbestimmter Zeit zu erfüllen und neben privaten To-dos auch irgendwas beruflich zu machen, das mir Freude macht. Und ja, es war schon viel Orga, viel Ausprobieren und viel Try and Error.

---

„Auch bei uns war das mit viel Ruckeln, viel Diskussion und viel Reflexion verbunden.“

– Carolin Habekost, Coach

---

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Wie war das mit deinem Mann? Brauchte es da viel Überzeugungsarbeit oder war er von Anfang an mit im Boot?

CAROLIN HABEKOST Ja und nein. Er war von vornherein so, dass er gesagt hat, lass uns das zusammen gucken. Und er hatte auch relativ schnell den Wunsch, mehr Zeit mit unserem Kind zu verbringen. Zudem hat er auch gesehen, wie ich gelitten hab und wie fertig ich war. Ich bin dadurch auch ein anderer Mensch geworden. Auch die Partnerschaft hat darunter gelitten. Es ist aber dennoch nicht so, dass er gesagt hat: Alles super, machen wir jetzt so. Sondern auch er hatte natürlich seine hinderlichen Glaubenssätze, seine Ängste. Bei uns ging es auch viel um Finanzen. Deswegen war es schon mit viel Ruckeln, viel Diskussion und viel Reflexion verbunden.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Ich finde das immer total bewundernswert, wenn ich das so höre. Denn theoretisch leben mein Mann und ich zwar ein ganz ähnliches Modell mit fest zugeteilten Arbeitstagen. Praktisch gibt es dann selten diese eine „normale“ Woche, sondern es kommen viele Unwägbarkeiten dazu, die uns aus dem Plan raushauen. So empfinde ich das – und es frustriert mich oft. Hast du einen Tipp für mich, wie ich damit souveräner umgehen kann?

CAROLIN HABEKOST Einmal würde ich mir grundsätzlich das ganze Vereinbarkeitsmodell angucken wollen. Sind da genug Pufferzeiten? Wenn ich zum Beispiel das Kind dann doch bringen muss und dann bin ich eine halbe Stunde oder Stunde später am Arbeitsplatz, wie viel nimmt mir das in Summe? Gibt es eine Möglichkeit, diese Stunde aufzuholen? Also zu sagen, ich mach länger oder ich mach mal Samstagvormittag eine Bürozeit oder Ähnliches. Aufzurechnen fühlt sich immer sehr unsexy an. Aber letztendlich ist es gerade für die Selbstständigen total wichtig. Denn obwohl wir flexibel sind, heißt das nicht, wenn wir 20 Stunden im Wochenplan haben, wir einfach immer nur 15 machen wollen. Das bedeutet dann auch zu sagen, okay, gut, dann fahre ich das Kind, weil der Partner einen wichtigen Termin hat. Und gleichzeitig nehme ich mir dann Samstag von 9 bis 12 Uhr noch mal eine Bürozeit. Und meine Erfahrung von mir persönlich ist, dass auf einmal die Termine von meinem Mann dann doch nicht mehr so wichtig sind. Wenn er nämlich jeden Samstagvormittag die Kinder alleine betreut, dann fängt sozusagen das Wochenende später an. Und das finden viele aus der Familie dann doof. Dann wird nochmal anders was organisiert und geregelt.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Hm, das stimmt. Das hat ja auch was mit Selbstverbindlichkeit und Wertschätzung für die eigene Arbeit zu tun.

CAROLIN HABEKOST Genau. Trotzdem wird die Situation immer mal wieder kommen. Wir haben das vor allem, wenn die Kinder nacheinander krank sind, weil die irgendwas Ansteckendes haben. Nach drei Wochen kindkrank betreuen wird es bei uns auch knapp, weil die Arbeitszeit sich ja dann reduziert. Und dann ist eigentlich immer gut, noch mal so eine Art Minimumsarbeitszeit zu definieren und ein Minimum an To-Dos. Wenn die Hütte brennt, hab ich vielleicht immer noch in Summe 8 Stunden pro Woche für mein Business. Was ist dann die absolute Priorität? Eine weitere Stellschraube in solchen Situationen ist Unterstützung. Das heißt, unser Netzwerk ausbauen. Kann eine andere Mutter das Kind mitnehmen? Es ist dann wieder Orga-Aufwand, aber wieder weniger Zeitaufwand am Tag des Geschehens. Oder gibt es Verwandte, die die Kinder noch mal betreuen können, zum Beispiel am Samstagvormittag oder vielleicht auch irgendeinen Nachmittag, wo du eigentlich die Kinder hättest? Dann geht es sozusagen wieder darum, einen Ausgleich für die Mehrarbeit zu finden, die du in dem Moment dann leistest.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Was gehört aus deiner Sicht noch zu einem funktionierenden Vereinbarkeitsmodell?

CAROLIN HABEKOST Langfristig geht es darum sich für die grundsätzlichen Bausteine zu entscheiden, die wir haben wollen. Also ist die Erwerbsarbeit deines Mannes zum Beispiel wirklich von den Rahmenbedingungen her das, was euch als Familie gut tut? Und ist es wirklich das, wo er dauerhaft sein will? Oder gibt es da noch andere Lösungen? Das ist ein Thema, an das ganz viele nicht rangehen. Der Job des Mannes ist oftmals immer noch total heilig, weil der häufig das meiste Geld bringt. Der hat eine Karriere gemacht, der fühlt sich da wohl. Das dürfen wir auch alles anerkennen. Trotzdem ist das nicht umunstößlich.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Manchmal ist es ja auch genau andersherum. Da merke ich, ich habe unverhofft nochmal eine Stunde mehr Zeit und könnte da etwas für mein Business tun. Doch dann verzettle ich mich. Wie schaffst du es, deine Zeit effektiv zu nutzen?

CAROLIN HABEKOST Mir hilft die Art und Weise, wie ich die To-dos organisiere. Und das ist genau meine Kopf frei Methode, die ich entwickelt habe. Letztendlich ist es agiles Selbstmanagement. Die Alternative wäre so etwas wie am Mittwoch früh mache ich Instagram-Content, am Donnerstag mache ich Podcast und am Freitag mache ich CEO-Day und alles an Buchhaltung, Steuern und Co. Das machen ja viele.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Ja, ich auch.

CAROLIN HABEKOST Genau. Das Problem ist nur, wenn dann der Mittwoch als Arbeitstag ausfällt, dann fehlt dir der Content für nächste Woche.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Ich fühle mich ertappt.

CAROLIN HABEKOST Was dann versucht wird, ist sozusagen mehr in kürzerer Zeit zu schaffen. Okay, ja, dann mach ich Donnerstag auch noch den Content. Und manchmal funktioniert das auch, weil du in kürzeren Time-Boxen mit mehr Fokus schneller bist und weniger Perfektionismus hast. Aber es führt eben auch zu Zeitdruck und Stress. Den Einen tut es gut. Die Anderen, die brennen dadurch total aus. Deswegen finde ich sinnvoller alle To-dos, die es gibt, aufzuschreiben. Egal ob beruflich oder privat. Und zwar auf ein sogenanntes Kopf-Frei-Board, also ein agiles Board mit mehreren Spalten. Dort sammle ich erst mal alle Aufgaben. Erst dann gucke ich mir diese Aufgaben an. Es gibt einen Flow, wo wir dann überprüfen: Müssen all diese Aufgaben gemacht werden? Was genau bedeutet das? Muss ich das machen? Also gibt es eine Art Filter. Danach unterteile ich die Aufgaben auch in konkrete Handlungsschritte. Zusätzlich gibt es auf dem Board noch ein System, wo du festlegst, okay, was ist wichtiger als anderes? Dann kannst du noch nach deiner verfügbaren Zeit überlegen, ist dieses To-Do in dieser Stunde machbar oder nicht? Oder du ziehst es nach deiner Lust raus und sagst dir: Jetzt hab ich Lust, diesen Blogartikel zu optimieren, das schaffe ich in einer Stunde. Das nehme ich mir jetzt und los geht’s. Du sollst dann jetzt ja nicht eine Viertelstunde deine To-dos organisieren und nur 45 Minuten umsetzen, sondern du solltest im besten Falle 59 Minuten umsetzen und eine Minute dafür brauchen, das To-do zu ziehen.

---

„Mit der Kopf frei Methode bekommst du deine To-Dos in den Griff. Um das Mental-Load-Problem zu lösen, braucht es noch viel mehr Aspekte. “

– Carolin Habekost, Coachr

---

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Das heißt, diese Zeit, in der du deine To-dos organisierst, die ist fest bei dir eingeplante Zeit oder wie ist fügt sich das in deinen Arbeitsablauf ein?

CAROLIN HABEKOST Ja, also ich persönlich liebe ritualisiertes Arbeiten. Deswegen ist es bei mir so, dass ich morgens ein Übergangsritual habe. Das teile ich auch regelmäßig auf Instagram. Ich bring meistens morgens entweder das Kita-Kind weg oder ich verabschiede die Schulkinder und mache die Schulbrote. Und dann gehe ich an meinen Schreibtisch, meistens mit einem Kaffee und mit meinem Journal. Ich schreibe so fünf Minuten Dankbarkeits-Tagebuch, trinke dabei meinen Kaffee und öffne danach mein Kopf-Frei-Board und sortiere es durch. Dadurch, dass ich das täglich mache, braucht das keine fünf Minuten. Gleichzeitig ziehe ich dann schon die Sachen, die ich an diesem heutigen Tag gerne machen möchte. Ganz wichtig: Ich habe zu diesem Zeitpunkt noch keine E-Mails getrackt oder Instagram-Nachrichten oder Messenger-Sachen, weil das lenkt den Fokus immer weg auf andere und kostet ganz viel Gehirnkapazität. Am Ende meiner Bürozeit steht ein ähnliches Ritutal, wo ich auch noch mal das Kopf-Frei-Board sortiere. Dann sehe ich, was ich alles geschafft habe. Das ist mega, weil du dir dann selbst Anerkennung geben kannst. Ich arbeite ja auch super viel im Homeoffice. Und wenn ich hier mein Macbook ausmache und vor die Tür gehe, bin ich sofort bei den Kindern.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Homeoffice kann ja oft so eine Falle sein, ne? Im Sinne von: Ich stelle mal noch kurz die Waschmaschine an oder bringe ein Paket weg oder hole mir den Handwerker ins Haus… Und schwupps ist die schöne Arbeitszeit dahin.

CAROLIN HABEKOST Ich bin sehr diszipliniert und ich hab feste Arbeitszeiten. Und es ist so, dass ich trotzdem in den Pausen mal Haushalt mache. Zum Beispiel mache ich ganz oft morgens, bevor ich meine Erwerbsarbeitszeit anfange, eine Waschmaschine an. Weil die ja dann schön durchläuft. Und jetzt gerade im Sommer kann ich sie dann gut draußen aufhängen und mache gleichzeitig meine Pause. Generell mache ich relativ viele Pausen, damit ich lange produktiv bin und nicht so leer laufe im Hirn. Wichtig ist, ich mache dann nur dieses To-Do – und das durfte ich auch lernen, dass ich dann nicht noch das eine wegräume und das andere starte. Sondern ich hänge dann nur diese Wäsche auf. Oft mache ich auch morgens meine Viertelstunde Quick-Haushalt. Dann mache ich mir einen Timer an und räume alles weg, was mich gerade stört. Wenn es piept, höre ich auf, egal, wie weit ich bin. Dadurch, dass ich mich so timeboxer, hab ich auch gelernt, wirklich die Dinge zu machen, die mir ein Gefühl von Sauberkeit geben.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Jetzt klingt das bei dir ja schon so, als ob du gerne auch mit Strukturen arbeitest, und das offensichtlich mit deinem Mann harmoniert. Was würdest du denn sagen, wo kommt deine Kopf frei Methode an ihre Grenzen? Also gibt es Menschen, für die sie mehr geeignet ist, und welche, für die sie eher weniger geeignet ist?

CAROLIN HABEKOST Die Kopf frei Methode ist eine Methode, deine To-dos in den Griff zu bekommen. Es löst nicht das ganze Mental-Load-Problem, da brauchen wir noch viel mehr Aspekte. Und es ist wichtig, wenn du die Methode erlernst, dass du es erstmal nur für dich machst. Klar kannst du auch ein agiles Partner-Board machen, dazu habe ich einen eigenen Kurs. Darfür brauchst du jedoch erst mal die Verbindung zu deinem Partner, eine wirkliche partnerschaftliche Ebene. Und an sich ist die Methode sowohl geeignet für die absoluten Chaoten, die sich noch nie gut organisiert haben, als auch für diejenigen die sagen, dass sie eigentlich schon gut organisiert sind, es irgendwie jedoch ein bisschen wuselig geworden ist, seit sie Eltern sind und die nun einen Schritt mehr haben wollen. Die planen oft nach klassischen Projektmanagement-Methoden, also im Sinne von morgen mache ich dies, übermorgen mache ich das. Was ja dann nicht funktioniert, wenn mal ein Tag ausfällt. Und dann holen sie es oft auf durch extra Arbeitszeit. Das führt auf Dauer zu Erschöpfung.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Das heißt, auch sich selber den Druck etwas rausnehmen und gucken, was ist jetzt grad realistisch, was ist machbar?

CAROLIN HABEKOST Ja genau. Ich war ja in einer Anstellung als agile Beraterin tätig. Da hab ich mir auch schon relativ viele Freiheiten rausgenommen. Aber ich habe auch mit Kunden gearbeitet, und die hatten dann wieder Termine und Deadlines und so. Das geht auch alles irgendwie, aber bringt trotzdem mehr Druck rein. Das war dann auch mit ein Grund, dass ich gesagt habe: Ich liebe zwar meine Festanstellung, aber meine Selbstständigkeit gibt mir einfach viel mehr Freiheiten.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Zum Beispiel die Freiheit, zwischendrin ein Buch zu schreiben… Erzähl mal, wer ist denn die Zielgruppe für dein gerade erschienenes Werk?

CAROLIN HABEKOST Zielgruppe sind berufstätige Eltern. Auf jeden Fall alle Menschen, die viele Lebensbereiche und viele Aufgaben gleichzeitig managen wollen. Ich erkläre in dem Buch die komplette Kopf frei Methode, die du da lernen und direkt umsetzen kannst. Ziel ist es, deine To-dos und damit auch deinen Familienalltag im Griff zu haben. Du schaffst am Ende mehr – und zwar dadurch, dass du weniger tust. Weil du effizienter und produktiver wirst. Und weil du die Methode so auf dich anpasst, dass du in deinem Flow bist.

BIRTHE MÜLLER-ROSENAU Das klingt auf jeden Fall super. Jetzt weiß ich ja auch, dass das Buch gar nicht so geplant war bei dir. Dieses Projekt ist ja eher zu dir gekommen wie ein unverhofftes Geschenk. Wie gehst du mit sowas dann in deiner Planungsroutine um?

CAROLIN HABEKOST Ja, genau. Also es war in dem Sinne nicht geplant, als dass ich es nicht proaktiv angefragt habe. Auf meiner Big Big Vision für mein Business steht allerdings schon ein Buch, ich hatte nur noch nichts in die Richtung unternommen. Ich habe irgendwie gedacht, das kommt irgendwann später. Und schwupps meldete sich der Verlag bei mir und sagte: Mensch, Caroline, wollen wir ein Buch zusammen machen? Und ich dachte: Ja, wollen wir! Bei dem Buch war natürlich der Vorteil, dass es ein Projekt mit langer Vorlaufzeit war und es immer wieder Schübe gab. Also am Anfang war es recht intensiv und es gab viele Absprachen. Als das dann stand, gab es Monate, wo ich einfach den Inhalt schreiben konnte. Ich habe von Anfang an die Expertin, also die Lektorin, gefragt: Wann brauche ich wie viel Zeit? Also wo kommen die Schübe? Das heißt, ich habe mir dann schon quasi diese Eckpunkte aufgeschrieben und habe dann gleich geguckt, okay, ich halte mir da so ein bisschen Puffer für frei. Kurz gesagt: Ich bin flexibel geblieben, ich hab angepasst und hab auch immer geguckt, wo ist meine Energie. Ich würde nicht dauerhaft Samstag, Sonntag fünf Uhr aufstehen, aber ich hab das in Summe keine zehnmal gemacht und habe dafür ein gutes Buch geschrieben. Das hat sich doch gelohnt, das kann man dann ja auch mal machen.

*Aus Transparenzgründen sei Folgendes gesagt: Dieser Text ist aufgrund einer Kooperation mit Carolin entstanden – sie hat mein Buch „Die Kraft der Worte bei ADHS“ bereits bei sich im Podcast vorgestellt. Ihr Buch habe ich als kostenfreies Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt bekommen.